ALGEMENE VOORWAARDEN MINDCOOL                                                1 augustus 2023

Artikel 1: Toepassing

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle door Mindcool aan particulieren of groepen aangeboden activiteiten als trainingen, cursussen, workshops, lezingen e.d. en alle verbintenissen waarop deze voorwaarden van toepassing zijn verklaard.
  2. Afwijken van deze voorwaarden kan uitsluitend als Mindcool daar schriftelijk mee instemt.
  3. Andere voorwaarden zijn slechts van toepassing als Mindcool hier schriftelijk mee heeft ingestemd.

 

Artikel 2: Aanmelding

  1. Aanmelding voor een activiteit vindt plaats door digitale of schriftelijke inschrijving. De volgorde van aanmelding is bepalend voor de volgorde van plaatsing.
  2. Indien er sprake is van een financiële verplichting bij inschrijving is de aanmelding pas afgerond als hieraan is voldaan.

Mindcool bevestigt de aanmelding digitaal of schriftelijk en wijst op de betalingsverplichtingen.

  1. Bij onvoldoende aanmeldingen is Mindcool gerechtigd een activiteit niet door te laten gaan waarna inschrijvers hun betaalde bedragen geheel krijgen terugbetaald.

 

Artikel 3: Wettelijke bedenktijd

  1. Wie een verbintenis met Mindcool aangaat heeft conform wetgeving zeven dagen bedenktijd waarbinnen deelnemer kosteloos alsnog kan besluiten van deelname af te zien. Dit dient digitaal of schriftelijk te gebeuren.
  2. Deze termijn start op het moment van inschrijving door de deelnemer. Als datum geldt die van de E-mail dan wel het poststempel.

 

Artikel 4: Overeenkomst

Een overeenkomst tussen deelnemer en Mindcool wordt geacht tot stand te zijn gekomen door de acceptatie van de inschrijving welke wordt bevestigd als volgt:

  1. een digitale of schriftelijke acceptatie/bevestiging vanuit Mindcool op basis van de digitale of schriftelijke aanmelding of
  2. het digitaal of schriftelijk toezenden van een bevestiging/overeenkomst door Mindcool welke door deelnemer ‘voor akkoord’ wordt ondertekend en binnen twee weken per post geretourneerd. Niet retour zenden van deze bevestiging/overeenkomst ontheft deelnemer niet van zijn verplichtingen.

 

Artikel 5: Betalingen

  1. Deelnemer is gehouden aan de betalingsverplichting als vermeld in de aankondiging van de activiteit en/of in de overeenkomst.
  2. Een factuur wordt uitsluitend op verzoek van de deelnemer verstrekt.
  3. Betalingen vinden plaats door tijdige overmaking op het aangegeven rekeningnummer met vermelding van naam en activiteit waaraan men gaat deelnemen.
  4. Indien niet tijdig wordt betaald zal Mindcool deelnemer hierop eenmalig digitaal of schriftelijk aanspreken waarna binnen zeven dagen betaald moet zijn. Indien dit niet het geval is heeft Mindcool het recht betaling op te eisen inclusief wettelijke rente en kan deelnemer uitsluiten van deelname.
  5. Mocht een incasso- of gerechtelijke procedure nodig zijn om deelnemer zijn verplichtingen te laten voldoen dan zijn alle kosten hiervan voor zijn rekening.

 

Artikel 6: Gespreide betaling

  1. Indien deelnemer bij inschrijving kiest voor gespreide betaling zullen de afspraken hierover worden bevestigd.
  2. Indien deelnemer annuleert of voortijdig met een activiteit stopt blijft de betalingsverplichting bestaan met in acht neming van de voorwaarden in artikel 7 respectievelijk artikel 8.

 

Artikel 7: Annuleren

  1. Annuleren van een activiteit voor aanvang is mogelijk mits dit digitaal of schriftelijk gebeurt met opgaaf van redenen.
  2. Indien de annulering naar het oordeel van Mindcool een gevolg is van een overmachtsituatie door een niet toerekenbare ernstige omstandigheid aan de zijde van deelnemer dan is hij niets verschuldigd en ontvangt wat reeds betaald is terug.
  3. In andere omstandigheden dan overmacht (zie hiervoor b.) behoudt deelnemer bij annulering een financiële verplichting als volgt:
  • tot vier weken voor aanvang: 0%, geen enkele verplichting.
  • tussen vier en twee weken voor aanvang: 50% van de aangegane verplichting
  • later dan twee weken voor aanvang: 100% van de aangegane verplichting 
  1. Wie bij annulering recht heeft op teruggave van reeds overgemaakte bedragen ontvangt deze binnen twee weken retour.
  2. Indien deelnemer bij annulering nog een bedrag schuldig is aan Mindcool voldoet hij dit voor aanvang van de geannuleerde activiteit.

 

Artikel 8: Voortijdige beëindiging deelname

  1. Indien voortijdige beëindiging naar het oordeel van Mindcool een gevolg is van een overmachtssituatie door een niet toerekenbare ernstige omstandigheid aan de zijde van deelnemer dan is hij slechts het deel van de aangegane verplichting verschuldigd dat is genoten. Het andere deel zal binnen twee weken nadat een en ander duidelijk is worden geretourneerd.
  2. Indien deelnemer voortijdig stopt om een andere reden dan onder a. bedoeld blijft de aangegane verplichting volledig bestaan. Nog verschuldigde bedragen moeten alsnog worden voldaan.

 

Artikel 9: Prijzen

  1. Mindcool biedt activiteiten aan tegen vooraf vastgestelde prijzen. Indien er sprake is van bijkomende kosten die ook moeten worden voldaan wordt dit vooraf aangegeven.
  2. In de bekendgemaakte prijzen is, tenzij anders aangegeven, het wettelijke BTW-tarief inbegrepen.
  3. Prijzen aangeboden aan niet-particulieren zijn altijd excl. BTW tenzij anders is aangegeven.

 

Artikel 10: Verantwoordelijkheid Mindcool

  1. Mindcool is verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle leveringen en spant zich naar beste inzicht en vermogen in deze te laten voldoen aan hetgeen in het vooruitzicht is gesteld.
  2. Mindcool, noch de trainers zijn verantwoordelijk voor eventuele gevolgen van het toepassen en uitvoeren van het geleerde in de ruimste zin; zij kunnen daarvoor geen van beiden aansprakelijk gesteld worden.
  3. Mindcool, noch de trainers aanvaarden enige aansprakelijkheid voor enige schade, direct of indirect tenzij de aansprakelijkheidsverzekering van Mindcool deze dekt en voor zover deze bereid is tot uitkering over te gaan.
  4. Op geen enkele levering van Mindcool is enige vorm van garantie aan de orde.

 

Artikel 11: Verantwoordelijkheid deelnemer

  1. Bij deelname, ongeacht aan welke activiteit blijft de verantwoordelijkheid voor enig handelen of nalaten bij de deelnemer zelf, ook voor het gebruik van de accommodatie en faciliteiten.
  2. Deelnemer kan bij vervoer door of namens Mindcool of een andere deelnemer geen schade claimen vanwege het transport.
  3. Deelnemer is en blijft zelf volledig verantwoordelijk voor eventuele gevolgen van het, ten bate van zichzelf of anderen toepassen, uitvoeren of voorschrijven van de onderwezen leerstof en methoden. Dit geldt ook voor het gebruik van (hulp)middelen in welke vorm dan ook.

 

Artikel 12: Cursuslocatie

  1. Indien gebruik gemaakt wordt van gehuurde ruimte zal Mindcool er alles aan doen om de kwaliteit te laten overeenstemmen met de geschetste verwachtingen. De verhuurder is echter verantwoordelijk voor de veiligheid, hygiëne, toegankelijkheid e.d.
  2. Mindcool is gerechtigd een activiteit naar een andere locatie te verplaatsen binnen een rijafstand van 10 km van de eerder beoogde locatie. Indien de afstand groter is kan deelnemer zonder verplichtingen van deelname afzien. Is dit het geval tijdens een lopende activiteit dan ontvangt deelnemer het geld terug naar rato van het niet genoten deel.

 

Artikel 13: Overmachtssituaties

  1. Van overmacht is sprake als in niet te voorziene omstandigheden het onmogelijk is, of in redelijkheid niet verwacht kan worden dat aan verplichtingen wordt voldaan.
  2. Indien een deelnemer na aanmelding privé in een niet toerekenbare overmachtssituatie terecht komt waardoor deelname vanaf dat moment geheel of gedeeltelijk onmogelijk wordt dan is Mindcool bereid in alle redelijkheid en in overleg daarvoor een oplossing te vinden.
  3. Mindcool is in geval van overmacht gerechtigd zonder genoegdoening wijzigingen aan te brengen in de leiding, de lesstof, de geplande data en de locatie waar de activiteit zou plaatsvinden. Uiteraard zal daarbij het belang van de deelnemers zoveel mogelijk in acht worden genomen.
  4. Indien deelnemer kan aantonen dat wijziging van geplande data aanleiding geeft tot onoverkomelijke problemen en moeten afzien van (verdere) deelname dan is hij slechts het deel van de aangegane verplichting verschuldigd dat is genoten.
  5. Mocht in geval van overmacht een deel van een activiteit geen doorgang kunnen vinden dan zal deelnemer naar rato van wat hij daardoor mist een deel van zijn voldane verplichting terug ontvangen. Dit lijdt uitzondering als het gemiste minder dan 10% bedraagt van de gehele activiteit.

 

Artikel 14: Privacy

  1. Mindcool draagt zorg voor de vertrouwelijke behandeling van persoonlijke informatie van de deelnemers overeenkomstig de geldende privacywet AVG. Zie hiervoor de privacyverklaring van Mindcool zoals te vinden is op de website.
  2. Naam en Emailadres van deelnemers worden opgenomen in het klantenbestand van Mindcool om betrokkene op de hoogte te kunnen houden van haar activiteiten. Ook van wie zich voor de nieuwsbrief aanmeldt. Indien toezending niet langer op prijs wordt gesteld wordt dit direct gerespecteerd.
  3. De deelnemer gaat, tenzij men vooraf aangeeft dit niet te wensen, akkoord met het verspreiden van zijn naam en Emailadres aan de leiding en mededeelnemers.

 

 

Artikel 15: Eigendom lesmateriaal

  1. Het auteursrecht op alle lesmateriaal berust bij Mindcool tenzij materiaal gebruikt wordt waarvan duidelijk is dat dit openbaar beschikbaar is.
  2. Het lesmateriaal waarvan het auteursrecht berust bij Mindcool zal door deelnemer niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan het persoonlijk volgen van de activiteit, niet worden gepubliceerd of vermenigvuldigd voor derden.

 

Artikel 16: Beroepsvereniging

  1. De trainers van Mindcool zijn gecertificeerd trainer door c.q. lid van de Vereniging Voor Mindfulness. Hierdoor zijn zij gehouden aan de Erecode van deze vereniging welke te vinden is op www.verenigingvoormindfulness.nl.

 

Artikel 17: Klachten

  1. Wie een klacht heeft tracht deze eerst op te lossen met Mindcool Lukt dit niet of er zijn redenen waarom dit niet kan staat het klager vrij gebruik te maken van de hierna genoemde klachtenregeling dan wel een gerechtelijke procedure te starten.
  2. De klachtenregeling waarvan gebruik gemaakt kan worden is die van de Vereniging Voor Mindfulness. Deze vereniging beschikt over een Erecode met daarin een klachtenregeling welke te vinden is op verenigingvoormindfulness.nl.
  3. Mindcool kan door de klager nimmer gehouden worden aan een andere klachtenregeling dan hiervoor genoemd als dit niet bij het aangaan van de verbintenis is overeengekomen.
  4. Alle betrokkenen zullen zolang een klacht niet is opgelost respectvol met elkaar omgaan, er naar derden geen ruchtbaarheid aan geven en met alle gegevens vertrouwelijk omgaan.

 

Artikel 18: Toepasselijk recht

Op iedere overeenkomst waarbij Mindcool betrokken is, is het Nederlands recht van toepassing.

Indien geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter dan zal dit zijn in Tilburg.    

                                                                                                                                                   

Einde Algemene Voorwaarden

 

 

Privacy Policy

Mindcool

 

Mindcool hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Mindcool houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Mindcool zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Verwerking van persoonsgegevens van Deelnemers, cliënten

Persoonsgegevens van deelnemers of cliënten worden door Mindcool verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de training/ coaching (Opdracht)  en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een Opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen Opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Mindcool de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Mobiel/Vast) Telefoonnummer;
  • E-mailadres
  • Gegevens over gezondheid en welzijn (intake vragenlijst).

Uw persoonsgegevens worden door Mindcool opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst (training/ coaching) plus een termijn van 4 weken en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Mindcool verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Mindcool de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Mindcool opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

 

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Mindcool verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Mindcool de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Mindcool opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

‚Äč

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn

Mindcool bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist

 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Mindcool van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

 

Contactgegevens

Mindcool

Contactpersoon: Maartje Keller

maartje@mindcool.me